Спросить юриста быстрее. Это бесплатно
Время чтения: 5 минут

Чтобы наладить трудовой процесс и повысить его продуктивность, нужен правильный учёт рабочего времени сотрудников и его организация.

Указанные действия нужны не только руководству компании, но и самим специалистам, ведь удобная система учёта трудового времени помогает им собраться и соблюдать дисциплину.

Определение

Анализ деятельности сотрудников, согласно имеющемуся на предприятии трудовому распорядку, называется учётом рабочего времени.

Данная процедура нужна, чтобы поддерживать дисциплину и предотвратить использование служащими лишнего доверия начальства.

Учёт основывается на положениях ТК РФ, где четко прописано, что у всех трудящихся граждан есть право на выходные дни, отпуска, перерывы во время смены.

Статья 91 ТК РФ раскрывает понятие «рабочее время». Внутреннее расписание компании не может идти в разрез с кодексом.

Перечислим задачи временного учёта:

  • контроль явки служащих в нужное время, обнаружение тех, кто опаздывает или отсутствует на предприятии;
  • проверка наличия специалистов на местах в течение всей смены, возвращение с обеда без опоздания;
  • отслеживание времени завершения трудового дня;
  • оформление платного трудового времени, разделяемого на отработанное по факту, непредвиденные служебные простои, регулярные отпуска, больничные, и другие варианты.

Положение

Документ о распределении трудового времени граждан на каждом предприятии носит название положения об учёте.

Все записанное в этом нормативном акте не может противоречить Трудовому Кодексу и другим правовым документам.

В Положение входит несколько пунктов о трудовых правонарушениях. Начальство каждой компании назначает сотрудников, отвечающих за оформление табеля. Они должны:

  • указывать время прихода и ухода граждан с работы, отслеживать, как долго они находятся на предприятии согласно расписанию;
  • сообщать начальнику про неявки, прогулы и опоздания подчинённых;
  • просматривать документы, которые подтверждают уважительные причины отсутствия служащих на местах (к примеру, листы нетрудоспособности).

Лица, ответственные за оформление табеля, должны знать содержание положения об учёте трудового времени.

Основные нюансы

В процессе работы возможны случаи, когда необходим особый подход к распределению трудовых смен:

  1. Выходные и праздничные дни. Трудовой кодекс запрещает работу по таким датам. Но внутренний распорядок в компании допускает труд в эти дни при условии удвоенной оплаты и наличия дополнительных выходных.
  2. Сверхурочные задания. Информация о них вносится в табель отдельной колонкой.
  3. Прогул по вине руководителя. В таких случаях выясняются все обстоятельства и пропущенные смены оплачиваются так, будто служащий был на рабочем месте.
  4. Простой. Если в нем виноват работник, он теряет денежные средства, если его начальник, то оплата остаётся прежней.
  5. Болезнь работника. Тогда его труд компенсируется частично.
  6. День завершения командировочной поездки, когда служащий не должен присутствовать на предприятии, но ему начисляются деньги.

Разновидности

В организациях используются 3 варианта учёта трудового времени:

  1. Дневной учёт. Применяется при одинаковой продолжительности рабочих смен.
  2. Недельный. Продолжительность трудовой недели всегда одна и та же, а вот рабочий день может быть нестабильным. Но общее число трудовых часов в течение недели не должно меняться. Такой учёт применяется при сменном и гибком графике.
  3. Суммарный. Иногда требуется организовать трудовой процесс, когда время не разделяется на одинаковые промежутки.

Примеры такого режима — это вахта, сезонные работы, бесперебойное или круглосуточное производство. Тогда необходимо суммировать рабочее время.

Суть метода: задаётся некоторый период учета от месяца до года. Более серьезная продолжительность не допустима, согласно ст. 104 ТК РФ.

Если высчитать отработанное по факту время с пересчетом на неделю, среднее значение не превысит норматив.

Способы

Есть несколько вариантов учёта трудового времени, когда нужно откорректировать трудовую дисциплину:

  1. Контроль за приходом и уходом с работы с помощью уполномоченного сотрудника, к примеру, вахтера. Он записывает эти часы в табеле и передаёт отчёты начальству.
  2. Наблюдение за производственным процессом с помощью специально обученного работника. Как правило, он пребывает в одном здании вместе с остальными служащими, за которыми следят. Способ помогает оптимально использовать время и минимизировать внеплановые отсутствия работников на месте.
  3. Отчёты, составляемые служащими самостоятельно. При таком контроле подчинённые сами записывают и предоставляют руководителю сведения о проведении рабочего времени. Отчёты показывают, какая работа сделана, и это стимулирует работников на активную деятельность.
  4. Контроль допуска к работе. Он осуществляется с помощью картотеки или биометрического сканирования. О каждом моменте прихода и ухода сотрудников сообщается начальству, и эти сведения попадают в специальный файл.
  5. Видеоконтроль. Этот метод даёт самые четкие результаты, но требует немалых затрат. Работодателю придется установить не только устройства для слежения, но и назначить специальную должность для выявления нарушителей рабочего графика. Многим служащим это метод не по душе, поскольку работать, зная, что каждый шаг записывается, некомфортно. Так что камеры устанавливаются только на объектах, где нужна двойная защита: складах, супермаркетах, базах.
  6. Специальное ПО, фиксирующее все движения специалиста в ходе рабочей смены. Чаще всего применяется в офисах.

Что фиксируют методы контроля

Сотрудник, который целый день общается с друзьями в социальных сетях, смотрит новости, читает книги и мониторит сайты, вряд ли выдаст большой производственный результат.

Специальные контрольные программы помогают увидеть как:

  • выполняются задачи в промежуток времени между включением и отключением ПК, ведутся переговоры с покупателями, деловыми партнёрами, конкурентами (специальные IT-решения со скриншотами рабочего стола);
  • ведётся корпоративная корреспонденция, например, переписка по email;
  • специалист присутствует на рабочем месте.

Персонал должен быть заранее осведомлен о том, какое наблюдение за ним осуществляется.

В дополнительном договоре должен быть прописан способ оценки использования трудового времени с согласия служащих.

Соответственно, установка камер на рабочем месте без ведома специалистов — незаконна.

Результаты мониторинга трудового времени — это основа анализа результатов деятельности служащих.

Метрики бывают:

  • итоговые: оценка всего сделанного проекта;
  • промежуточные: анализ работы, сделанной за конкретный период;
  • периодические: подводятся итоги месяца, квартала, года;
  • избирательные: слежка за работой лишь некоторых специалистов по желанию начальства.

Документация

Информация о том, сколько часов проработал каждый человек, как часто и почему у него были пропуски, заносится в специальный табель.

Согласно указанному документу высчитывается заработок служащих. Каждый метод учёта диктует свои правила заполнения табеля: ручной или электронный.

Чтобы обрабатывать и начислять зарплату, данную ведомость отдают бухгалтерам.

Основное правило учёта трудового времени — это обязательное оформление табеля на бумаге, даже если он составляется на компьютере.

Табель ведётся на бланках определенной формы и открывается ежемесячно 1 числа. Он направляется в бухгалтерию компании перед каждым начислением денег, к примеру, аванса и подрасчета.

Каждому работнику присваивается свой регистрационный номер. В конце месяца вычисляется результат по факту отработанного времени.

Правила ведения учета

Процедура осуществляется в соответствии с законом. Если в компании не производится учёт, значит права сотрудников там нарушены.

На предприятии нужно установить конкретный рабочий график:

  • длительность трудового дня/смены;
  • договор о сотрудничестве с ненормированным графиком;
  • определение времени начала и конца рабочего дня;
  • промежутки времени для отдыха.

Составляя табель и контролируя рабочий процесс, наниматель должен опираться не только на ТК РФ и свою личную выгоду.

Ему необходимо выбирать удобные для служащих временные лимиты и способы контроля. От этого напрямую зависит производительность каждого работника и всей организации.

Как заполняется табель (таблица)

Форма документа с номером 13 установлена указом Госкомстата от 5 января 2004 года. Она представляет собой таблицу. Чтобы было удобно составлять и вести подсчёты, можно воспользоваться программой Excel.

Учётный табель включает в себя следующие модули:

  1. Сверху пишется наименование компании.
  2. Далее следуют колонки «Дата» и «Номер».
  3. Ячейка «Отчётный период» содержит числа с 1-го по последнее.
  4. Столбец 1 включает порядковые номера.
  5. В столбцах 2 и 3 — данные работников (ФИО, должность, номер в табеле).
  6. Колонка 4 — информация о неявках граждан на работу.
  7. 5,6 — информация о числе отработанных дней и часов за отчётный период и его половину.
  8. 7,9 — данные о начислении денег: корреспондентский счёт, код оплаты.
  9. 10, 13 — причины невыходов на работу.

Документ оформляется сотрудником, который его составлял, кадровиком и управляющим структурного отдела.

Итак, вести график учёта рабочего времени — серьезная задача, требующая времени, отсутствия ошибок и недочётов, от которой зависит доход специалистов.

Ещё нет оценки

Ваша оценка данной статье