Спросить юриста быстрее. Это бесплатно
Время чтения: 5 минут

Любое трудовое взаимодействие работодателя и подчиненного должно сопровождаться формированием соответствующего пакета документов. Ни одна процедура не может быть реализована без оформления Приказа на ее инициирование от имени начальника организации. Ведение документооборота должно осуществляться с соблюдением предписаний законодателя и возлагаться на ответственных сотрудников, знающих основные правила и требования к оформлению обязательных бумаг. Процедура направления сотрудника в командировку также строго регламентирована, реализовывать ее допускается только после издания соответствующего распоряжения. В данной статье разберем вопрос, касающийся сроков хранения Приказов на командировку непосредственно у руководителя/ в отделе кадров, а затем после перемещения в архивный фонд компании.

Под деловой поездкой понимается направление сотрудника в другую организацию (или же в филиал компании-работодателя), расположенную за пределами постоянного места его работы, на некоторый период времени, требующийся для выполнения возложенной трудовой задачи. Все расходы, связанные с командировкой, берет на себя работодатель, по распоряжению которого бухгалтер выделяет определенную сумму средств из бюджета на служебные нужды: переезд, питание, а также оплату проживания. Данным распоряжением, собственно, и является Приказ на командировку. Однако, каждый работодатель обязан знать категории сотрудников, которых запрещается направлять в служебные выезды, к ним, например, относятся беременные женщины, несовершеннолетние подростки и учащиеся работники. Кроме того, существует ряд трудящихся, командирование которых разрешается исключительно по их личному согласию, выраженному в письменной форме, но никак ни по единоличному желанию руководства.

Особенности оформления Приказа на командировку

Любое письменное распоряжение начальника является основополагающим документом, который регулирует работу остальных структурных подразделений, участвующих в реализации конкретной процедуры. Приказ на командировку имеет унифицированный бланк по форме Т-9, который используется при направлении в служебную поездку одного сотрудника, а также по форме Т-9а, применяющийся в случае командирования нескольких работников одновременно. При оформлении документа ответственное лицо должно руководствоваться определенным основанием, согласно которому требуется разработка Приказа. Им, как правило, может стать одна из следующих официальных бумаг:

  • Служебное задание;
  • Служебная записка на имя начальника организации от непосредственного руководителя командируемого лица. Как правило, им является вышестоящий представитель структурного подразделения, в котором трудится сотрудник;
  • Ранее изданное распоряжение начальника компании или же Индивидуального предпринимателя;
  • Приказ о командировании сотрудника, изданный в вышестоящей инстанции.

Основными реквизитами, которые требуется указать в Приказе на командировку, являются:

  1. Дата составления распоряжения, а также индивидуальный номер, присвоенный ему согласно внутреннему документообороту;
  2. Код формы по ОКУД;
  3. Полное название компании-работодателя, ее код, наименование структурного подразделения, в котором трудится командируемый работник;
  4. Личные данные сотрудника: ФИО, занимаемая должность, а также присвоенный ему табельный номер;
  5. Конкретное место командирования работника. В данном пункте обязательно указываются: страна, город направления, а также организация, в которой лицо должно будет выполнять возложенную задачу;
  6. Длительность командировки, а также конкретные даты отбытия и возвращения обратно;
  7. Цель поездки;
  8. Сумма средств, предоставляемая для покрытия нужд;
  9. Далее указывается источник финансирования служебного выезда;
  10. В конце документ заверяется личными подписями работодателя и командируемого сотрудника.

В Приказе по форме Т-9а фиксируются аналогичные сведения, однако, каждый из вышеуказанных пунктов заполняется в отношении каждого командируемого сотрудника. Данная форма распорядительного документа очень удобна в использовании, так как позволяет вносить данные о неограниченном количестве командируемых лиц.

Срок хранения командировочных Приказов

Для того чтобы понимать, какие сроки хранения регламентированы для распорядительной документации при направлении сотрудников в деловые выезды, следует ознакомиться с распоряжением Министерства культуры №558, которое гласит о том, что:

  1. Приказы, оформляемые при командировании сотрудника по территории РФ, подлежат хранению на протяжении не менее 5-летнего периода;
  2. При направлении сотрудников в зарубежные деловые выезды, распорядительные документы подлежат хранению на протяжении не менее 10 лет;
  3. Все командировочные документы, оформляемые в отношении граждан, командируемых в районы Крайнего Севера, подлежат хранению на протяжении 75 лет. Данный срок был установлен в связи с тем, что сотрудникам этих отдаленных местностей начисление трудового стажа осуществляется на индивидуальных условиях.

Некоторые работодатели, дабы не запутаться со сроками хранения различных видов командировочной документации и не нарушить случайным образом положения законодательства, все распорядительные документы хранят на протяжении 10 лет, за исключением бумаг, оформленных для поездок на Север. Стоит понимать, что за несоблюдение сроков, предписанных законодателем, юридические лица и ИП будут привлекаться к ответственности административного характера.

В России побеждает тот, кто знает свои права

Срок хранения приказов на командировку

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему, то спросите об этом нашего дежурного юриста онлайн. Это быстро, удобно и бесплатно

или по телефону:

Москва и область:+7 (499) 653-60-72 (доб. 460)

Санкт-Петербург и область:+7 (812) 426-14-07 (доб. 832)

Федеральный номер:+7 (800) 500-27-29 (доб. 755)

Особенности ведения Журнала регистрации командировок и срок его хранения

Из положений настоящего законодательства были исключены нормы, согласно которым каждый работодатель обязан вести в своей организации Журнал учета Приказов о командировании сотрудников. Соответственно, если наниматель настроен на дальнейшее ведение этого документа, то все правила и требования к его оформлению и хранению прописывает самостоятельно в локальной документации собственного предприятия. Наличие данного Журнала имеет ряд существенных преимуществ, к которым относятся:

  • Фиксация всех основных затрат, которые были совершены работником в командировке на деловые нужды. Систематизация данных сведений в одном месте позволит в дальнейшем избежать ошибок при удержании налоговых сборов;
  • Как правило, ведение Журнала облегчает работодателям процесс расчета с командируемыми сотрудниками, предоставление им материального возмещения в случае нехватки выданных средств из бюджета;
  • Каждый работодатель автоматически приобретает письменное подтверждение отсутствия своего подчиненного на месте выполнения трудовых обязательств.

Ведение Журнала позволяет работодателям собрать и систематизировать информацию о командировочных выездах сотрудников в одном месте, что весьма положительно сказывается на работе специалистов кадрового и финансового отделов, ответственных за документальное оформление деловых поездок.

Правила оформления командировочных выездов

В положениях трудового законодательства закреплена строгая процедура, которой должны следовать все работодатели при направлении сотрудников в служебные поездки. Пошаговый алгоритм действий выглядит следующим образом:

  1. Прежде всего, следует определиться с личностью подчиненного, которого наниматель желает командировать. Здесь необходимо учесть его квалификацию и специфику поездки, так как справиться со служебной задачей в иных трудовых условиях способен не каждый;
  2. Если выбранный кандидат устраивает руководителя и не относится к категориям трудящихся, которых нельзя направлять в деловые выезды, то в организации издается распорядительный документ о командировании сотрудника;
  3. На основании Приказа, который после подписания должен быть направлен в финансовый отдел, устанавливается размер материальной выплаты, необходимой к перечислению сотруднику для оплаты в поездке соответствующих нужд;
  4. В том случае, если в локальных актах организации прописана необходимость оформления какой-либо дополнительной документации, то сотрудники кадрового отдела приступают к ее формированию;
  5. Ведение табеля учета времени, отработанного работником в период нахождения в деловой поездке. Отбытие в командировку в документе принято обозначать буквой «К»;
  6. Обязанностью каждого сотрудника, вернувшегося из служебной командировки, является оформление и предоставление начальнику в течение 3-х рабочих дней после возвращения авансового отчета. В документе фиксируются все расходы, совершенные лицом в поездке. Кроме того, каждая израсходованная сумма должна быть документально подтверждена чеком, квитанцией или иной оправдательной бумагой.

Ответственность работодателя при нарушении сроков хранения Приказа на командировку

Систематически в организациях проводятся соответствующие проверки контролирующими органами. Так, при отсутствии распорядительной документации о командировании сотрудников, или же при нарушении сроков хранения Приказов, работодатель или иной ответственный специалист будет привлечен к административному виду ответственности. Наказание в таких случаях может быть выражено в следующих формах:

  • Вынесение выговора или же предупреждения в отношении специалиста, ответственного за сохранность командировочной документации;
  • Штраф в размере 1-5 тыс. рублей в отношении работника кадрового отдела, на которого возлагаются обязательства по правильному оформлению документации о служебных выездах;
  • Штраф в размере 30-50 тыс. рублей в отношении работодателя, нарушившего положения законодательства, которое регулирует оформление и хранение документов о командировках сотрудников;
  • Штраф в размере 1-5 тысяч рублей за аналогичные нарушения, совершенные Индивидуальным предпринимателем.
ВАЖНО! Стоит отметить, что ведение Журнала учета Приказов на командировки в настоящий момент уже не обязательно, поэтому инспекторы Роструда не имеют права штрафовать кадровых специалистов при отсутствии в документе соответствующих записей.
Ещё нет оценки

Ваша оценка данной статье