Спросить юриста быстрее. Это бесплатно

Добавить в закладки

Время чтения: 4 минут

Порой появляются обстоятельства, вынуждающие работодателя направить того или иного сотрудника в служебную поездку для решения срочных вопросов. В том случае, если командировка предполагалась заблаговременно, то распорядительный документ начальника будет издан на основании ранее разработанного трудового плана. Если же выезд в другой населенный пункт внеплановый, то для возможности издания соответствующего Приказа следует изначально разработать служебную записку на командировку, образец и структуру составления которой рассмотрим в данной статье.

Даты направления и возвращения сотрудника из командировки фиксируются в документации на основании сведений, содержащихся в проездных билетах сотрудника, которые в обязательном порядке следует предъявить работодателю по факту прибытия из поездки. Если же работник выезжал в другую местность на собственном транспорте и никаких билетов на себя не оформлял, то период командирования устанавливается на основании информации, предоставленной в служебной записке, при условии, что к ней прилагается соответствующая оправдательная документация, подтверждающая использование личного авто.

Таким образом, оформление рассматриваемого документа требуется в случаях:

  1. Когда трудящийся уезжает в деловую поездку на личном/служебном или же арендованном автотранспорте;
  2. Когда гражданин не может представить своему начальнику иные доказательства выполнения возложенной на него задачи, из-за которой он, собственно, и был отправлен в командировку.

Служебная записка является тем самым документом, на основании которого работодатель обязан выплатить подчиненному суточные начисления, а также предоставить, при необходимости, материальное возмещение личных расходов лица, понесенных на служебные нужды.

В России побеждает тот, кто знает свои права

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему, то спросите об этом нашего дежурного юриста онлайн. Это быстро, удобно и бесплатно

или по телефону:

Москва и область:+7 (499) 322-06-74

Санкт-Петербург и область:+7 (812) 407-24-18

Федеральный номер:+7 (800) 550-71-06 (доб. 112)

Форма и структура заполнения служебной записки

В законодательных актах не зафиксировано каких-либо строгих требований, которые должны быть выполнены работником при оформлении служебной записки на командировку. В связи с этим, трудящийся имеет право по собственному усмотрению заполнить данную отчетность. Как правило, записка оформляется на фирменном бланке, разработанном в компании, а если такового нет, то на обычном чистом листе формата А-4. К основным правилам внесения сведений, которые требуют соблюдать работодатели, относятся:

  • В шапке документа (в правом верхнем углу), располагаются личные сведения о нанимателе: ФИО, а также занимаемая им должность, указывается наименование компании;
  • Далее указывается структурное подразделение, руководитель которого стал инициатором для направления подчиненного в командировку;
  • В противоположном верхнем левом углу, перечисляются все подразделения организации, которые тем или иным образом примут участие в организации деловой поездки сотрудника;
  • Наименование документа;
  • Индивидуальный номер, который необходимо присвоить служебной записке;
  • Дата оформления документа;
  • Обращение к руководителю организации, например: «Уважаемая Ирина Константиновна»;
  • Текстовая часть служебной записки должна содержать подробное изложение обстоятельств, на основании которых сотрудник обязан отбыть в деловую поездку, обозначается личность командируемого, длительность выезда, а также сумма финансов, которую следует предоставить лицу для покрытия нужд в отъезде;
  • ФИО обращающейся стороны, его должность и личная подпись.

Образец и правила заполнения служебной записки в зависимости от ее разновидности

Ранее упоминалось, что служебные документы на отбытие в деловую поездку могут быть двух разновидностей: записки, на основании которых оформляется Приказ о направлении сотрудника, а также записки, оформляемые по прибытию лица из поездки, в которых отображается результат выполнения поставленной задачи. Рассмотрим более подробно примеры таких служебных записок:

  1. О командировании сотрудника

Разновидность записки, которая оформляется непосредственно для издания распоряжения от имени руководителя организации. Как правило, документ составляется начальником структурного подразделения, которому необходимо отправить подчиненного в поездку для выполнения определенной задачи. Целью такой служебной записки является подробная и четкая аргументация необходимости командировки.

  1. На необходимые расходы в процессе поездки

Перед каждой командировкой, наниматель обязан предоставлять сотруднику определенную сумму денежных средств, которой ему должно хватить на покрытие необходимых нужд в период отъезда: на проезд, проживание и покупку продуктов. Данная разновидность служебной записки оформляется по прибытию лица обратно в организацию. В документе сотрудник обязан письменно отчитаться о всех расходах, приложить к записке оправдательную документацию: полученные чеки или квитанции за продукты/услуги, а также указать: цель своего командирования, даты выезда и возвращения обратно, сведения о личном авто, при условии, что он выезжал на собственном транспорте.

  1. Об отмене командировки

Случаются ситуации, когда ранее требовавшаяся командировка отменяется вследствие определенных возникших обстоятельств. Оформление служебной записки требуется тогда, когда командируемый работник уже получил на руки аванс, предоставляемый на потребности в поездке. В документе следует зафиксировать прошение об отмене деловой поездки сотрудника, а также обозначить причину такой меры.

Нюансы составления служебной записки на деловую поездку

Направление сотрудников в деловые поездки может осуществляться как по территории России, так и за границу. При составлении служебной документации данный факт не учитывается, различия будут лишь в размере служебных издержек, понесенных работником в нашей стране и за рубежом. Поэтому при передаче гражданином отчетности, работодатель и бухгалтер должны учитывать местность, откуда он вернулся и высчитывать суточные и авансовые выплаты по тарифам той страны.

Некоторым трудящимся комфортнее отправляться в командировки на личном автотранспорте, особенно в том случае, когда предполагаются многократные переезды. На такое решение гражданина законодатель не устанавливают никаких ограничений, а работодатель не может этому препятствовать. В случае выезда на служебном или личном авто, по приезду командируемый должен приложить к служебной записке путевой лист, а также предъявить начальнику оправдательные документы о понесенных расходах на бензин, которые должны быть лицу компенсированы.

Процедура направления в командировку руководителя организации, не имеет значимых отличий от командирования штатного сотрудника, все положения законодательства распространяются на него аналогичным образом, соответственно, от начальника также требуется составление соответствующих служебных записок. Однако мнение представителей Роструда гласит о том, что руководство должно быть освобождено от оформления подобной документации, так как в его обязанности и так входит подписание распорядительной документации о направлении в командировку. Для того чтобы избежать каких-либо противоречий, рекомендуется в локальных актах организации прописать положение, согласно которому представители руководящего состава будут освобождены от составления служебных записок.

Ещё нет оценки

Ваша оценка данной статье