Убытие работника в служебную поездку всегда сопровождается оформлением соответствующей документации. Самой главной бумагой, без заполнения которой требование работодателя о необходимости отъезда сотрудника в другой населенный пункт для выполнения определенной задачи будет незаконным, является Приказ о направлении в командировку. Бланк распорядительного документа имеет унифицированную форму: Т-9 – в случае командирования одного подчиненного, и Т-9а – при выезде группы сотрудников. Однако работодатель вправе самостоятельно выбирать: использовать ему уже готовый образец документа или же разработать собственный шаблон, который будет при необходимости применяться исключительно внутри организации. Основанием для издания рассматриваемого распоряжения являются следующие документы:
- Служебное задание;
- Служебная записка на имя работодателя от непосредственного начальника работника, как правило, им является руководитель структурного подразделения, в котором трудится лицо;
- Ранее изданный Приказ начальника компании или же Индивидуального предпринимателя;
- Приказ о командировании сотрудника, изданный в вышестоящей инстанции.
В России побеждает тот, кто знает свои права
Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему, то спросите об этом нашего дежурного юриста онлайн. Это быстро, удобно и бесплатно
или по телефону:
Москва и область:+7 (495) 128-79-68
Санкт-Петербург и область:+7 (812) 660-52-27
Федеральный номер:+7 (800) 350-56-93
Содержание статьи
Алгоритм заполнения Приказа о направлении в командировку
В связи с тем, что в законодательных актах предусмотрено два вида распорядительной документации, оформляемой при направлении трудящихся в служебные поездки, рассмотрим порядок заполнения каждого из Приказов:
- Инструкция по заполнению распоряжения по форме Т-9. В бланке документа указываются следующие реквизиты:
- Полное наименование компании-работодателя;
- Коды ОКПО, ОКУД;
- Индивидуальный номер, присвоенный распоряжению согласно внутреннему документообороту;
- Дата составления Приказа;
- Сведения о командируемом сотруднике: ФИО, занимаемая должность, отдел, в котором он трудится;
- Месторасположение организации, куда сотрудник должен прибыть для исполнения обязанностей;
- Длительность командировки, а также даты выезда/прибытия обратно;
- Цель поездки;
- Сумма средств, предоставляемая для покрытия нужд;
- Основание для издания Приказа;
- Сведения о работодателе, его личная подпись и дата издания распоряжения.
- Инструкция по заполнению распоряжения по форме Т-9а
Данный вид распоряжения не имеет сильных отличий от вышерассмотренного бланка Приказа. Однако в связи с тем, что он используется при командировании нескольких сотрудников, его оформление имеет табличную форму, в которую вносятся сведения о каждом работнике. Такая структура позволяет оформлять Приказы на неограниченное число лиц. Необходимые для указания реквизиты аналогичны вышеперечисленным, поэтому для наглядности сразу рассмотрим образец такого распоряжения.
Срок и место хранения Приказов о направлении сотрудника в деловую поездку
После издания, распорядительные документы не уничтожаются, а хранятся в организации на протяжении определенного периода времени. Непосредственно Приказы о командировании сотрудников принято хранить в специальной книге приказов по кадровой документации. В конце декабря каждого года, распоряжения подобного характера передаются на хранение в архивный фонд компании.
Приказы о командировании трудящихся должны находиться в архиве не менее пяти лет, далее – на усмотрение руководства. Если в деловую поездку направляются работники, трудовая деятельность которых связана с воздействием вредных и опасных факторов, распорядительные документы в отношении них хранятся не менее 75 лет.
Сопутствующие документы
Каждая процедура, осуществляемая работодателем в отношении своих подчиненных, должна быть в обязательном порядке оформлена документально. В настоящий момент, после внесения в законодательные акты определенных коррективов относительно процедуры командирования трудящихся, выделяют следующие обязательные документы:
- Распоряжение руководства о направлении подчиненного в деловую поездку. Документ является основополагающей бумагой, согласно которой лицо должно отбыть в другой населенный пункт для выполнения там соответствующих трудовых функций. Как правило, распоряжение оформляется по форме Т-9, либо же используется индивидуальный шаблон, применяемый непосредственно в данной организации;
- Авансовый отчет обязателен для оформления после прибытия сотрудника обратно. Целью документа является письменное обоснование начальнику всех расходов, понесенных в период командировки. В отчете должны быть указаны суммы основных затрат, подкрепленные оправдательной документацией: чеками или квитанциями. Необходимость данной меры заключается в том, чтобы работодатель наглядно удостоверился в израсходовании выданных финансов строго по назначению.
Помимо обязательной документации, существуют еще и дополнительные бумаги, которые следует оформлять лишь в том случае, если эта необходимость зафиксирована в положениях внутренних актов:
- Удостоверение на отбытие в командировку. В документ вносится вся основная информация касательно отъезда сотрудника: место назначения, дата прибытия/отбытия, цель поездки и трудовые обязательства, возлагаемые на сотрудника;
- Служебное задание, содержащее подробное описание задачи, которую должен выполнить специалист при нахождении в деловой поездке;
- Отчет, оформляемый сотрудником после возвращения. В нем описывается результат проделанной работы;
- Специальный Журнал, в который вносятся сведения о трудящихся, направляемых работодателем в служебные поездки;
- Служебная записка, которая подлежит оформлению в том случае, если сотрудник решил отправиться в командировку на личном автомобиле. В документ следует внести данные о затратах на топливо.
