Спросить юриста быстрее. Это бесплатно
Время чтения: 5 минут

Деятельность крупных хозяйственных субъектов не может быть ограничена конкретной территорией, так как партнерские взаимоотношения двух юридических лиц или же определенные неотложные задачи, требующие срочного решения, вынуждают представителя руководящего состава или же квалифицированного штатного сотрудника на отбытие в служебную поездку. Оформление командировки всегда сопровождается разработкой определенных документов и требует следования пошаговой инструкции, установленной законодателем.

Направление трудящихся в деловые выезды осуществляется с целью выполнения определенных служебных задач. Несомненно, каждая поездка требует от работодателя предоставления командируемому определенной суммы денежных средств на необходимые расходы. К ним, как правило, относятся затраты на проезд работника к месту назначения, на съем номера в гостинице/отеле/хостеле, если таковой не предоставляется принимающей организацией, а также издержки на питание лица в другом городе/стране. В данной статье подробно рассматривается процедура направления сотрудника в командировку, предоставления ему соответствующего финансирования, а также указывается перечень необходимой для оформления документации.

Документальное сопровождение процедуры направления в командировку

Любая процедура, совершаемая между работодателем и подчиненным, подлежит документальному оформлению. В настоящий момент, после внесения в законодательные акты различных коррективов относительно процедуры командирования сотрудников, определяются лишь два обязательных для заполнения документа:

  1. Приказ работодателя о направлении подчиненного в деловую поездку. Документ является основополагающей бумагой, согласно которой лицо должно отбыть в другой населенный пункт для выполнения там соответствующих трудовых функций. Как правило, распоряжение оформляется по форме Т-9, либо же используется индивидуальный шаблон, применяемый непосредственно в данной организации;
  2. Авансовый отчет, который должен оформлять сотрудник по прибытии из командировки. В данном документе фиксируются основные затраты, которые понес гражданин в отъезде. Также в обязательном порядке к отчету прилагаются доказательные чеки или квитанции, данная мера осуществляется с целью подтверждения работодателю, что все полученные до поездки средства были потрачены исключительно по назначению.

Помимо обязательной документации, существует перечень дополнительных бумаг, которые следует оформлять только тогда, когда эта необходимость зафиксирована в локальных актах предприятия:

  1. Удостоверение на отбытие в командировку. В документ вносится вся основная информация касательно отъезда сотрудника: место назначения, дата прибытия/отбытия, цель поездки и трудовые обязательства, возлагаемые на сотрудника;
  2. Служебное задание, содержащее подробное описание задачи, которую должен выполнить специалист при нахождении в деловой поездке;
  3. Отчет, оформляемый сотрудником после возвращения. В нем описывается результат проделанной работы;
  4. Специальный Журнал, в который вносятся сведения о трудящихся, направляемых работодателем в служебные поездки;
  5. Служебная записка, которая подлежит оформлению в том случае, если сотрудник решил отправиться в командировку на личном автомобиле. В документ следует внести данные о затратах на топливо.

В России побеждает тот, кто знает свои права

Оформление командировки в 2020 году: документы и пошаговая инструкция

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему, то спросите об этом нашего дежурного юриста онлайн. Это быстро, удобно и бесплатно

или по телефону:

Москва и область:+7 (499) 653-60-72 (доб. 460)

Санкт-Петербург и область:+7 (812) 426-14-07 (доб. 832)

Федеральный номер:+7 (800) 500-27-29 (доб. 755)

Категории трудящихся, с запретом и ограничением на отбытие в командировки

Оформление командировки в 2020 году: документы и пошаговая инструкцияКак правило, при трудоустройстве в организацию, работодатель заранее уведомляет соискателей о возможном направлении в деловые поездки во время сотрудничества. В трудовой договор данное условие вносится и если лицо согласно на такой вариант взаимодействия, то проставляет на документе собственную подпись. Однако законодателем определен список лиц, которых запрещено командировать в силу их состояния здоровья и возраста:

  1. Женщины, находящиеся в «особом» положении;
  2. Несовершеннолетние граждане;
  3. Трудящиеся, с которыми работодатель заключил ученический договор.

Также существуют категории трудящихся, которых можно направлять в командировки, заранее получив от них письменное согласие и медицинский документ, доказывающий отсутствие каких-либо ограничивающих показаний:

  • Сотрудницы, у которых на воспитании находятся дети, не достигшие трехлетнего возраста;
  • Сотрудники, которые без второго супруга воспитывают ребенка в возрасте до 5 лет;
  • Лица, занимающиеся воспитанием детей-инвалидов;
  • Работники, взявшие на себя обязательство по уходу за больным родственником, недуг которого подтвержден официальным медицинским заключением;
  • Сотрудники-инвалиды, при условии, что направление в командировку может негативно сказаться на их здоровье и нарушить программу реабилитации.
ВАЖНО! Перед оформлением вышеперечисленных сотрудников в командировку, специалист кадрового отдела должен заручиться от них письменным согласием. Кроме того, сотрудники должны быть уведомлены о том, что имеют право отказаться от служебной поездки и остаться исполнять трудовые обязательства на территории работодателя.

Пошаговая инструкция по направлению сотрудника в командировку

Оформление командировки в 2020 году: документы и пошаговая инструкцияЗаконодателем разработана определенная последовательность действий работодателя при направлении сотрудника в деловую поездку. Данная процедура должна строго соблюдаться руководителем компании, нарушение инструкции является основанием для привлечения должностного лица к административной ответственности. Правильный алгоритм действий выглядит следующим образом:

  1. Прежде всего, работодатель должен определиться с личностью подчиненного, которому может доверить выполнение трудовых обязательств в другом населенном пункте или вообще стране. При этом, руководителю компании следует заранее установить, относится ли выбранный работник к льготной категории трудящихся, которые освобождаются от направления в командировку;
  2. Далее в организации издается распорядительный документ от имени начальника о направлении трудящегося в деловую поездку. Приказ разрабатывается по форме Т-9 или же оформляется по индивидуальному шаблону, использующемуся внутри компании. Распоряжение в обязательном порядке должно быть предоставлено гражданину для ознакомления под его личную подпись.

До 2015 года требовалось также оформление соответствующего служебного задания, в котором фиксировалась цель отбытия работника и конкретная задача, необходимая для реализации в командировке. С 2018 года этот документ не используется, так как данная информация фиксируется в Приказе и непосредственно в командировочном удостоверении.

  1. Перед самой поездкой в финансовом отделе организации высчитывается размер денежного аванса, который необходимо выдать командируемому для покрытия обязательных расходов: проезда, проживания, питания. Бухгалтер должен обратить внимание на страну, куда направляется работник, так как от этого факта будет зависеть валюта, в которой должны быть предоставлены средства. Аванс выдается лицу любым удобным для него способом, либо наличным расчетом, либо банковским переводом на карту;
  2. Далее осуществляется оформление командировочного удостоверения, если работодатель практикует выдачу подчиненным данного документа. Прежде чем выдать удостоверение командируемому лицу, оно подлежит обязательной регистрации;
  3. Ведение табеля учета времени, отработанного работником в период нахождения в деловой поездке. Отбытие в командировку в документе принято обозначать буквой «К»;
  4. По возвращении из поездки, работник обязан оформить авансовую отчетность по форме АО-1. К документу прилагаются все чеки/квитанции и иные оправдательные бумаги, подтверждающие, что все полученные денежные средства были потрачены лицом по назначению: на жилье, проезд, питание. В том случае, если у гражданина остались неиспользованные деньги, их следует вернуть в бухгалтерию, и, наоборот, в случае нехватки полученного от работодателя аванса, в финансовом отделе должны возместить перерасход.

Можно ли продлить или перенести служебную поездку

Оформление командировки в 2020 году: документы и пошаговая инструкцияВ законодательных актах отсутствуют какие-либо запреты на продление или же перенесении срока командировки подчиненного, при условии, что этого требует служебная необходимость. При этом, ни один Закон не устанавливает строго порядка осуществления данных процедур, поэтому работодатели вправе действовать по собственному усмотрению.

В том случае, если существует необходимость продления срока нахождения лица в деловой поездке, нанимателю следует оформить и издать соответствующий Приказ, в котором будет зафиксирована конкретная причина такой меры, а также новая дата прибытия подчиненного обратно. На основании нового распоряжения корректируется информация в остальной документации, оформленной в отношении командируемого. Продление срока несомненно сказывается и на затратах, которые вынужден будет превысить сотрудник, поэтому в финансовом отделе осуществляется перерасчет авансового платежа и недостающая сумма перенаправляется гражданину удобным для него способом.

Перенос же командировки принято оформлять аналогичным образом, путем издания соответствующего распорядительного документа. Если уже была оформлена какая-либо документация в ней изменяются неактуальные даты на новые. При этом, не требуется оформления перерасчета, так как лицо еще не отбыло в командировку и денежные средства ему еще не были выданы.

Ещё нет оценки

Ваша оценка данной статье