Гарантии и компенсации при направлении работников в служебные командировки

Направление сотрудников в служебные поездки для выполнения там должностных функций является обыденной процедурой, которая при необходимости инициируется работодателем. Однако практически всегда существует некоторая вероятность того, что командируемый не справится с поставленными перед ним задачами, но при этом, работодатель будет обязан предоставить ему определенные денежные выплаты и материальные возмещения за фактически безрезультативную работу. Именно поэтому, для того чтобы обезопасить собственный бюджет, каждый работодатель заранее разрабатывает перечень определенных гарантий и компенсаций при направлении работников в служебные командировки, а также определяет условия их предоставления.

В соответствии со статьей 166 трудового законодательства, под командировкой понимается поездка сотрудника в другую местность по инициативе работодателя, которому требуется выполнение там определенного вида работ. Служебные поездки оформляются на некоторый, заранее оговоренный сторонами, период времени, а также перед работником ставится конкретная цель, результат выполнения которой он должен предъявить начальнику по возвращении.

Процедура командирования трудящихся в поездки регламентируется положениями законодательства. Раньше, все вопросы направления сотрудника в служебные поездки регулировались внебюджетными фондами, на сегодняшний день, ими занимается Налоговая инспекция, которой были установлены фиксированные величины суточных, предоставляемых лицам. Таким образом, с 2018 года основным законодательным актом, в котором закреплены все вопросы направления сотрудников в командировки, является Налоговый Кодекс РФ. Однако это не отменяет значимости трудового законодательства, которое гласит о том, что все растраты работника, относящиеся к деловой поездке, должны быть возмещены нанимателем. Выполнение трудовых обязанностей в другой местности не должно негативным образом сказаться на материальном положении лица.

Категории сотрудников, не допускаемых в командировки

Несмотря на желание и необходимость работодателя командировать того или иного подчиненного в другой населенный пункт, далеко не всех работников допускается направлять в служебные поездки. Так, положения Кодекса, регламентирующего трудовые взаимоотношения работодателя и подчиненного, запрещают отправлять:

1. Беременных сотрудниц;
2. Лиц, не достигших 18-летнего возраста.

Кроме того, в статьях 259 и 264 ТК РФ обозначено, что следующим категориям трудящихся допускается оформлять служебные выезды только с их письменного согласия, а также при отсутствии определенных медицинских ограничений:

• Сотрудницы, у которых на воспитании находятся дети, не достигшие трехлетнего возраста;
• Сотрудники, которые без второго супруга воспитывают ребенка в возрасте до 5 лет;
• Лица, занимающиеся воспитанием детей-инвалидов;
• Работники, взявшие на себя обязательство по уходу за больным родственником, недуг которого подтвержден медицинскими показаниями.

Если работодатель предлагает подчиненному, принадлежащему одной из вышеперечисленных категорий, отправиться в командировку, а тот возражает, то руководитель не вправе применять принудительные меры. В противном же случае, должностное лицо может быть привлечено к ответственности административного характера.

Гарантии в служебной поездке, предоставляемые сотруднику

При возникновении у нанимателя необходимости выполнить ряд задач в другом населенном пункте, он имеет право на свое усмотрение выбрать подчиненного, не относящегося к льготной категории трудящихся, и поставить его перед фактом направления в командировку. При этом, не обязательно заручаться согласием работника, так как такой вид трудового взаимодействия фиксируется в положениях трудового договора и сотрудник всегда должен быть готов к отъезду. Каждый командируемый обладает перечнем обязательных гарантий, соблюдение которых должен обеспечить работодатель:

• Сохранение за сотрудником его места выполнения трудовых функций, а также должности, при этом, длительность нахождения в командировки не имеет никакого значения;
• По прибытии из деловой поездки работник должен занять собственную должность и получать тот же размер заработной платы, что был предусмотрен до отъезда, или же выше;
• Работодатель должен предусмотреть, чтобы финансовое положение подчиненного не пострадало вследствие командирования;
• По прибытии из поездки лицо должно получить возмещение за все растраты, естественно, предоставив начальнику имеющиеся чеки и квитанции.

Стоит отметить, что в период выполнения трудовых функций в принимающей организации, работнику следует соответствовать ее трудовому регламенту и всем установленным там условиям. Исполнение режима труда и отдыха, предусмотренного в той компании, также актуально для командируемого.

Материальные компенсации за командировку

Объем и условия предоставления материальных компенсаций регламентируется местными нормативными актами, которые предусматривают для лиц, направляющихся в поездку, следующие материальные выплаты:

1. Оплата проезда. Сюда включаются расходы не только за проезд на поезде/самолете/автобусе, но также включается стоимость проезда на собственном автомобиле (компенсируются затраты на топливо), при условии, что сотрудник решил именно этим способом добираться до принимающей организации;
2. Финансы, потраченные на проживание в другом городе. Сотрудник имеет право заселиться в гостиницу/хостел/мотель или же снять отдельную квартиру, естественно, заранее согласовав размеры возможных затрат со своим работодателем;
3. Возмещение стоимости питания. Денежные средства выплачиваются работнику после предоставления чеков из продуктовых магазинов/кафе или же ресторанов, при условии, что там проводились какие-либо деловые встречи, необходимые для выполнения возложенной на сотрудника задачи;
4. Иные расходы, которые требовались в интересах организации-работодателя.

Выплата суточных производится каждому работнику, вернувшемуся из деловой поездки. Их размер устанавливается в местных локальных актах. Так, максимальной величиной, которая предоставляется сотрудникам, командируемым по территории РФ, и не облагается налогами, является 700 рублей в сутки при нахождении в другом регионе.

В России побеждает тот, кто знает свои права

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему, то спросите об этом нашего дежурного юриста онлайн. Это быстро, удобно и бесплатно

или по телефону:

Москва и область:+7 (495) 128-79-68

Санкт-Петербург и область:+7 (812) 660-52-27

Федеральный номер:+7 (800) 350-56-93

Финансовые возмещения при направлении в командировку за границу

Направление сотрудников в поездки осуществляется не только по городам РФ, но и за пределы нашей страны. Естественно, такие командировки имеют некоторые особенности.

При нахождении за границей трудящийся может рассчитывать на материальное возмещение следующих доп. расходов:

• Финансы, потраченные на получение документации, необходимой для пересечения границы другого государства: заграничного паспорта, визы и т.д.;
• Аэродромные и консульские сборы;
• Затраты на медицинское страхование;
• Сборы, осуществляемые за перевозку личного транспортного средства, а также за право пересечения границы чужой страны;
• Иные сборы и платежи, которые являются обязательными за рубежом.

Максимальный размер суточных, который может быть предоставлен сотруднику, командируемому в другое государство, не облагающийся налоговыми сборами, составляет 2500 рублей за каждый день служебной поездки.

В том случае, если командируемый гражданин должен был выполнить определенные задачи и на территории РФ (в другой организации) и за границей, возмещение финансовых затрат для него будет происходить как в российской, так и в иностранной валюте.

Порядок оформления служебной поездки

Процедура направления сотрудника в командировку регламентируется положениями законодательства и имеет строгую структуру, которой должен придерживаться каждый работодатель. Так, алгоритм действий выглядит следующим образом:

1. Выбор ответственного сотрудника из кадрового состава организации, на которого можно возложить обязанности по выполнению определенной задачи в другом городе/стране. При этом, руководителю компании следует учитывать принадлежность подчиненного к той или иной льготной категории трудящихся, которые ограничены в выездах;
2. Оформление и издание Приказа о направлении сотрудника в командировку. Данная задача возлагается, как правило, на сотрудников кадрового отдела. Они могут по собственному усмотрению воспользоваться уже разработанным образцом распоряжения по форме Т-9 или же использовать шаблон документа, применяемый внутри организации, при условии, что он утвержден локальной документацией. После издания Приказа сотрудник должен быть с ним ознакомлен под личную подпись.

До 2015 года требовалось также оформление соответствующего служебного задания, в котором фиксировалась цель отбытия работника и конкретная задача, необходимая для реализации в командировке. С 2018 года этот документ не используется, так как данная информация фиксируется в Приказе и непосредственно в командировочном удостоверении.

3. Предоставление командируемому денежных средств на необходимые расходы в поездке: проезд, проживание, питание. При этом, в обязательном порядке учитывается страна, куда направляется работник, для перечисления аванса в соответствующей валюте. Средства могут быть выданы гражданину как наличным расчетом, так и посредством банковского перевода на карту;
4. Оформление командировочного удостоверения. Данный документ с 2017 года не является обязательным, однако, до сих пор многие работодатели не смогли отказаться от его выдачи, так как в бумаге фиксируется основная информация с целью поездки сотрудника и местом его направления. В том случае, если в компании принято оформлять удостоверения, то документы обязательно должны быть зарегистрированы в локальных актах;
5. Ведение табеля учета времени, отработанного работником в период нахождения в деловой поездке. Отбытие в командировку в документе принято обозначать буквой «К»;
6. По возвращении из поездки, работник обязан оформить авансовую отчетность по форме АО1. К документу прилагаются все чеки/квитанции и иные оправдательные бумаги, подтверждающие, что все полученные денежные средства были потрачены лицом по назначению: на жилье, проезд, питание. В том случае, если у гражданина остались неиспользованные деньги, их следует вернуть в бухгалтерию, и, наоборот, в случае нехватки полученного от работодателя аванса, в финансовом отделе должны возместить перерасход.