Спросить юриста быстрее. Это бесплатно
Время чтения: 6 минут

Как правило, работодатели стараются не перетруждать одних и тех же подчиненных частыми командировками, распределяя поездки в одинаковом количестве на всех работников. Однако порой могут случаться неожиданные обстоятельства, когда руководитель вынужден оформлять на сотрудника две командировки в один день. Несомненно, в этом случае возникает вопрос о том, в каком размере предоставлять гражданину суточные и как оформлять подобные поездки. С одной стороны, суточные начисляются сотруднику за каждый день командировки, соответственно, при совпадении поездок, денежные средства должны быть предоставлены за последний день предыдущего выезда и за первый день следующего (то есть, в двукратном размере, при том, что ни одна из сумм не должна подвергаться налогообложению). С другой стороны – предполагается, что выплата суточных осуществляется за конкретную дату, а значит должна быть ограничена одним платежом.

ВАЖНО! Ни одно положение законодательства не регламентирует процедуру оформления двух командировок в один день, поэтому порядок предоставление денежных средств на служебные расходы также имеет много различных противоречий, что вызывает у работодателей определенные недопонимания.

Порядок оформления двух командировок в один день

Процедура направления подчиненного в служебную поездку предполагает осуществление нескольких обязательных мероприятий со стороны работодателя:

  1. Выбор квалифицированного сотрудника, который, по мнению начальника, сможет справиться с возложенной на него задачей. При этом необходимо учитывать возможность командирования именно этого лица, так как не всем категориям трудящихся дозволено совершать служебные выезды;
  2. Документальное оформление командировки. В обязательном порядке должен быть издан Приказ о направлении гражданина в другой населенный пункт для выполнения определенной задачи, а также выдано соответствующее удостоверение, если необходимость его оформления предусмотрено локальной документацией предприятия;
  3. Выдать сотруднику авансовую выплату на покрытие необходимых расходов в поездке. Ее размер определяется в зависимости от страны командирования.

По возвращении из поездки работник обязан оформить на имя руководителя авансовый отчет, в котором необходимо конкретно указать, куда были потрачены те или иные суммы средств, при этом, подкрепив изложенные данные доказательной документацией: чеками, официальными выписками или квитанциями.

Таким образом, если руководитель компании решает оформить на сотрудника две отдельные командировки, то он обязан выполнить вышеперечисленный алгоритм действий для каждой из них, а трудящийся, в свою очередь, должен оформить и представить руководителю два отдельных отчета по первой и по второй поездке.

Необходимо понимать, что законодательство РФ регулирует исключительно процесс направления работников в деловые поездки и никаким образом не ограничивает их количество в течение одних трудовых суток. Таким образом, руководство может направлять своих подчиненных не только в две, но и в три поездки продолжительностью в несколько часов, например, в близлежащие населенные пункты.

Оформление процедуры при объединении двух командировок

Две командировки в один день: суточные, как оформить В том случае, если работодатель заранее знает, что потребуется направить подчиненного в две, идущие друг за другом, поездки делового характера, то ему допускается объединить эти командировки в одну более длительную, тем самым уклониться от оформления двойного объема документации. Как правило, данный способ является наиболее предпочтительным для должностного лица, так как позволяет уклониться от всевозможных претензий со стороны налоговых инспекторов. При оформлении двойной командировки подобным образом у работодателя не возникнет проблем с предоставлением лицу двойного размера суточных, однако, могут возникнуть некоторые проблемы с оформлением командировочной документации.

Для того, чтобы избежать дополнительных вопросов от представителей налогового органа в случае проведения в организации проверки, рекомендуется оформить для командируемого служебное задание, зафиксировав в нем цель поездки, все места направления сотрудника, а также четко сформулировав возлагаемые на него задачи. На основании данного служебного задания издается, собственно, распорядительный документ начальника организации, в котором также указываются все места командирования, даты отбытия/прибытия и цели поездки.

Отчет по расходам по возвращении из каждой деловой поездке

Две командировки в один день: суточные, как оформить  Итак, по прибытии из первой командировки работник обязан представить своему начальнику письменный отчет о достигнутом результате, а также обо всех тратах, совершенных им в процессе командировки. В том случае, если день возвращения из предыдущей поездки и день отбытия в следующую – совпадают, то гражданину допускается предоставить авансовый отчет в течение трех дней с момента прибытия из первого выезда. Однако, если работодатель желает избежать дальнейшей возможной путаницы в документах и чеках, то имеет полное право потребовать от подчиненного отчет о проделанной работе сразу же, до отбытия в следующую поездку.

Письменный отчет сотрудника о совершенных расходах во время нахождения в деловой поездке требует предоставления официальных доказательств, к которым относятся:

  • Договоры или квитанции, оформление которых должен запросить командируемый при вселении в отель/гостиницу/квартиру у сотрудника, оформляемого его въезд. В документе следует зафиксировать полный период проживания, а также стоимость, взимаемую за апартаменты в сутки;
  • Билеты или чеки, полученные лицом при переезде из одного населенного пункта в другой;
  • Если командируемый решает направиться в поездку на личном авто, то следует сохранить все чеки с АЗС, для подтверждения объема израсходованного топлива. Данные расходы по приезду также должны быть возмещены работодателем;
  • Чеки или бланки, имеющиеся у сотрудника в подтверждении всех остальных расходов, которые потребовалось совершить в течение командировки, например, внесение платежей на оплату мобильного телефона, или же пользование такси.

В России побеждает тот, кто знает свои права

Две командировки в один день: суточные, как оформить

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему, то спросите об этом нашего дежурного юриста онлайн. Это быстро, удобно и бесплатно

или по телефону:

Москва и область:+7 (499) 653-60-72 (доб. 460)

Санкт-Петербург и область:+7 (812) 426-14-07 (доб. 832)

Федеральный номер:+7 (800) 500-27-29 (доб. 755)

Как полагается платить суточные: в однократном или двукратном размере?

Ранее упоминалось, что при совпадении дня прибытия из одного командировочного выезда с днем отъезда в следующий, у нанимателей довольно часто возникают недопонимания того, как выплачивать подчиненным суточные, ведь по факту, лицо находится на протяжении трудового дня в деловой поездке, но, при этом, командировок оформлено две. Еще большее недопонимание происходит в ситуациях, когда совпадают выезды по территории нашей страны с заграничной поездкой.

ВАЖНО! Законодатель предоставляет руководителям право на самостоятельное определение размера суточной компенсации, которая может выделяться как в одинарном, так и в двойном размере.

Устанавливая тарифную ставку суточных, каждый работодатель должен учитывать требование законодателя о том, что сумма, превышающая максимальный лимит (700 рублей – при командировании по территории РФ, 2500 рублей – в случае выезда за границу), подлежит налогообложению, с нее взимается НДФЛ и страховые взносы. При этом на практике, рассмотрение одного конфликта Верховным Судом закончилось тем, что было вынесено постановление о невозможности взимания налогов с размера суточных, выплаченных в двойном размере, при совпадении командировочных выездов.

Для предотвращения каких-либо возможных претензий со стороны контролирующих органов, в каждой организации должна быть разработана соответствующая документация, фиксирующая размер суточных перечислений, предоставляемых работникам при направлении в командировки.

Документальное сопровождение командировок

Две командировки в один день: суточные, как оформитьВсе кадровые процедуры, которые осуществляются между нанимателем и подчиненным, должны сопровождаться документальным оформлением. На сегодняшний день в положениях законодательства установлено две официальных бумаги, оформление которых требуется при направлении сотрудников в поездки служебного характера:

  1. Распорядительный документ от имени начальника компании о командировании сотрудника. Все последующие действия бухгалтера по предоставлению материального аванса осуществляются именно на основании данного Приказа. Разработана унифицированная форма документа – Т-9 (при отбытии одного сотрудника) и Т-9а (при командировании группы лиц), однако, каждый наниматель вправе самостоятельно решать: пользоваться данными бланками или же разработать собственный шаблон такого распоряжения;
  2. Авансовый отчет, предоставляемый руководителю организации в письменном виде по возвращении из деловой поездки. Как правило, к данному документу требуется приложить оправдательные бумаги, касающиеся расходов сотрудника в командировке, которые должны совершаться строго по назначению.

Помимо обязательной документации, существует перечень дополнительных бумаг, которые следует оформлять только тогда, когда эта необходимость зафиксирована в локальных актах предприятия:

  1. Удостоверение на отправление в командировку. Бумага составляется с целью фиксации основных сведений о поездке: перечисляются все места направления работника с конкретными датами отъезда и возвращения, цели и задачи, которые ставит руководство перед лицом;
  2. Служебное задание, в котором четко прописываются должностные обязательства подчиненного в поездке, с постановкой и подробным описанием задачи;
  3. Отчет, оформляемый лицом после возвращения. В нем описывается результат проделанной работы;
  4. Специальный Журнал, который разрабатывается в организации с целью фиксации всех сотрудников, направляемых в командировочные выезды;
  5. Служебная записка, оформляемая сотрудником при отбытии в командировку на собственной машине. В нее заносятся сведения об израсходованном объеме топлива, который работодатель обязан возместить.

Категории лиц, которых нельзя направлять в поездки делового характера

Оформление служебных выездов осуществляется исключительно на граждан, с которыми подписаны официальные трудовые договоренности. Кроме того, в соглашении должно присутствовать соответствующее положение о возможности командирования лица в другую местность для выполнения той или иной работы в процессе сотрудничества. Несмотря на это, законодателем определен список трудящихся, которые в силу своего здоровья и возраста не могут быть направлены в поездки служебного характера:

  1. Беременные сотрудницы;
  2. Несовершеннолетние граждане;
  3. Лица, с которыми работодатель заключил ученический договор.

Также существуют категории трудящихся, которых можно направлять в командировки, заранее получив от них письменное согласие и медицинский документ, доказывающий отсутствие каких-либо ограничивающих показаний:

  • Сотрудницы, у которых на воспитании находятся дети, не достигшие трехлетнего возраста;
  • Сотрудники, которые без второго супруга воспитывают ребенка в возрасте до 5 лет;
  • Лица, занимающиеся воспитанием детей-инвалидов;
  • Работники, взявшие на себя обязательство по уходу за больным родственником, недуг которого подтвержден официальным медицинским заключением;
  • Сотрудники-инвалиды, при условии, что направление в командировку может негативно сказаться на их здоровье и нарушить программу реабилитации.

Для возможности командирования вышеперечисленных категорий работников, руководитель компании заранее должен получить от них письменное согласие на отбытие в деловые поездки. При этом, каждый трудящийся должен быть заранее уведомлен о возможности отказаться от выезда.

Ещё нет оценки

Ваша оценка данной статье